La désignation du syndic est obligatoire et, pour les immeubles neufs, le promoteur prévoit, en amont de la livraison, un syndic provisoire qui veillera à ce que la résidence soit opérationnelle le jour de la remise des clés. Désigné dans le règlement de copropriété annexé à l’acte authentique, ce syndic va avoir pour première mission de convoquer la première assemblée générale à l’occasion de laquelle il fera voter la ratification de son mandat.
Les missions du syndic de copropriété
Il est désigné, lors de l’assemblée générale des copropriétaires, pour un mandat de 3 ans maximum, renouvelable. Une fois élu, le Syndic agit en lieu et place des copropriétaires. Au quotidien, il :
• Souscrit le contrat d’assurance multirisques pour les parties communes
• Veille à l’entretien des parties communes, au bon fonctionnement des équipements communs de l’immeuble
• Gère le personnel salarié du syndicat (gardien, employé d’immeuble...) Ou les prestataires chargés d’intervenir
• Établit les programmes de travaux, négocie, conclut et suit les contrats souscrits pour le compte du syndicat
• Tient la comptabilité du syndicat des copropriétaires, règle les fournisseurs, élabore et soumet au vote des copropriétaires les budgets, appelle les fonds et recouvre les charges
• Convoque l’assemblée générale, en assure généralement le secrétariat et diffuse le procès verbal de l’assemblée générale aux copropriétaires
• Assure la gestion administrative et technique des sinistres et procédures affectant les parties communes
Le Syndic de copropriété applique et fait respecter le règlement de la copropriété et joue un rôle de conseiller auprès des propriétaires, notamment en leur expliquant les conséquences des décisions prises lors des assemblées générales ordinaires ou extraordinaires. Il a pour obligation de rendre compte de sa gestion au minimum une fois par an, au moment de l’Assemblée Générale des copropriétaires. A cette occasion, ces derniers doivent se prononcer pour ou contre l’approbation des comptes.
La nature et la répartition des charges de copropriété
LES CHARGES GÉNÉRALES
Elles comprennent les frais liés à :
• L’administration (par exemple, honoraires du syndic, frais de tenue des assemblées générales...)
• L’entretien de la résidence (par exemple nettoyage des parties communes...)
• La conservation de la résidence sur le long terme.
Ces charges sont payées par l’ensemble des copropriétaires à hauteur de leur quote-part (cf tantièmes de copropriété).
LES CHARGES SPÉCIALES
Ce sont celles relatives :
• Aux services collectifs (gardiennage, service de nettoyage, système de sécurité...),
• Aux équipements communs (entretien de la chaudière collective, de l’ascenseur, vmc)
Ces charges sont payées par les copropriétaires en fonction de l’utilité potentielle que ces services et éléments présentent à l’égard de leur lot. Par exemple, pour les frais d’ascenseur, les copropriétaires des lots situés en rez-de-chaussée n’ont pas à supporter ces frais, sauf si l’ascenseur dessert la cave ou le parking en sous-sol.
Le paiement des charges
Le syndic procède à des appels de charges trimestriels auprès des copropriétaires, selon un budget prévisionnel. A l’issue de l’Assemblée Générale Ordinaire les comptes sont approuvés et les charges sont régularisées.
Les parties privatives et les parties communes
Vous disposez librement de vos parties privatives. Il s’agit des éléments dont chacun des copropriétaires à l’usage exclusif. Elles comprennent votre logement, éventuellement votre terrain ou terrasse de rez-de-chaussée en jouissance privative, votre garage, votre emplacement de stationnement en sous-sol ou en surface et, le cas échéant, votre cave.
Les parties communes sont les parties de la résidence et des terrains à l’usage de tous les copropriétaires ou d’au moins deux d’entre eux. Tout le monde peut les utiliser à condition de ne pas nuire aux autres copropriétaires (stationnement abusif, encombrement des couloirs, troubles de voisinage...). Cela recouvre les structures de l’immeuble, porche, hall d’entrée, couloirs, paliers, escaliers, ascenseurs, locaux techniques collectifs, voiries, parcs et jardins, cours, réseaux divers.
Le cas particulier des Associations Syndicales
Les Associations Syndicales Libres, dites ASL ou les Associations Foncières Urbaines Libres (AFUL), sont créées pour des opérations composées de plusieurs copropriétés au sein de l’opération. L’ASL ou l’AFUL a pour vocation de gérer et d’entretenir les ouvrages et espaces communs aux propriétés ou copropriétés (espaces verts, chaufferie collective etc…).
Comme le Syndicat des copropriétaires, l’Association Syndicale Libre ou l’Association Foncière Urbaine Libre est une personne morale. Elle rassemble l’ensemble des propriétaires des lots privatifs qui se réunissent périodiquement pour assurer le fonctionnement et les évolutions de la résidence.
Dans une ASL ou AFUL, les cotisations syndicales (équivalent des charges de copropriété) sont réparties en fonction des clés de répartition qui ont été déterminées dans les statuts de l’Association Syndicale.